Вечеринка на Новый год – один из обязательных корпоративных праздников, который проводит практически каждая компания в знак признательности своим сотрудникам за их труд в течение года, а также для того чтобы совместно проводить уходящий год, подвести итоги, сделать соответствующие награждения и назначения.
До кризиса 2008 года корпоративные вечеринки на Новый год проходили масштабно, на них не жалели никаких средств, гуляли всецело, дорого и знаменательно. В кризисные годы традиция проведения корпоративных вечеринок на Новый год заметно поутихла в связи с финансовыми трудностями в большинстве компаний. Сегодня же празднование корпоративного Нового года опять набирает силу, однако Компании разумно оценивают свои силы и возможности по проведению новогодних вечеринок.
Для того чтобы сэкономить средства и утроить по-настоящему интересную вечеринку для сотрудников, мы предлагаем следующие советы по организации Корпоративного Нового года.
- Начните подготовку как можно раньше! И не важно, сколько в Вашей компании человек: 3000 или 40 чел., мы рекомендуем начать организацию не позже августа месяца! Даже если в Вашей компании совсем мало человек, не оставляйте все на ноябрь. Самые лучшие условия по всем подрядчикам можно получить как можно загодя до Нового Года. Скажем, если Вы хотите полететь за границу дешевле, Вы же билет покупаете заранее? И чем раньше Вы возьмете билет, тем дешевле он будет! Здесь такой же принцип!
- Конечно, идеально начать с концепции праздника. Но когда ведешь подготовку задолго до Нового года, сценарий вечеринки еще может быть совершенно не ясен. Поэтому первым шагом в любом случае — выбор банкетной площадки. Даже если потом окажется, что выбранная площадка не очень подходит для Вашей концепции, ее всегда можно преобразовать, воспользовавшись услугами декораторов. При этом, совсем не обязательно искать соответствующий ресторан. В последние годы широкое развитие получили кейтеринговые компании, которые могут организовать банкет в любом месте, даже в самых невероятных условиях. А банкетных площадок, которые просто предоставляют для этого свои помещения очень много. Исторические особняки, крыши, стадионы, заводские площади – все, что угодно для Вашего праздника. При этом стоимость аренды подобных площадок наряду с услугами кейтеринга вполне сопоставима с обслуживанием в ресторане. А услуги кейтеринга имеют значительные преимущества по сравнению с ресторанным меню, банкет может быть разработан исключительно для Вас, с теми блюдами, которые Вы считаете приемлемыми для Вашего праздника. Кейтеринговые компании гибко и вариативно подходят к банкетному меню. У них возможностей в несколько раз больше, чем у стандартного московского ресторана.
- Дата праздника! Помните, что с понедельника по среду, начиная с 15 декабря, цена аренды и банкетное меню значительно дешевле! Имейте в виду это при переговорах с банкетными площадками. Четверг, пятница и суббота – самые горячие и дорогие дни! Стараясь сэкономить, многие компании проводят свои корпоративные мероприятия, посвященные Новому году, после январских праздников. И это тоже правильно, т.к. стоимость этого корпоратива будет как минимум на 30% дешевле, нежели проводить его в конце декабря.
- Своеобразное правило новогодних дат действует также и для всех других подрядчиков: артисты, ведущие, танцевальные и музыкальные коллективы. При этом все, кто работает в данной индустрии, изначально повышают цены на новый год в 1,5 раза по сравнению с обычными датами в любое другое время года. Однако помните, чем раньше Вы бронируете артиста, тем выгоднее может быть цена!
- Концепция или сценарий корпоративной вечеринки имеет принципиальное значение. И дело даже не в том, будет ли у Вас гангстерская вечеринка или праздник альпийских эльфов. Дело совсем в другом. Традиционный праздник – это череда номеров выступления различных артистов, конкурсы от ведущего. Гости в основном сидят, смотрят выступления, объединяются по интересам и, в конце концов, такой праздник превращается в обычную корпоративную пьянку. Тогда как любая концепция корпоративного вечера способна объединить людей в едином порыве. Конкурсная программа может быть построена на интерактивных моментах, командообразующем соревновании. А если привнести в любой сценарий раздачу соответствующего реквизита на встрече гостей в качестве причастности к Вашему особому празднику, то это еще больше усилит выполнение действительной корпоративной задачи – объединение сотрудников, усиление корпоративного духа!
- Не забудьте про технические моменты: качественный звук и свет, достойное декоративное оформление корпоративного праздника. Звуковое, световое и декоративное оформление имеет принципиальное значение. Как раз здесь средства экономить не стоит. Все это позволяет сделать атмосферу Нового года действительно праздничной, яркой, запоминающейся. Так называемый «саундчек» в этом случае обязателен. Ваши подрядчики должны заранее приехать на площадку и все проверить, чтобы на Новый год не было неприятных неожиданностей!
Итак, подведем итоги самых значимых советов по подготовке корпоративного Нового года:
- Начинать подготовку заранее, как минимум за несколько месяцев до назначенной даты;
- Выбор банкетной площадки – первое, что нужно сделать при организации праздника;
- Не бойтесь новых форматов, обратите внимание на кейтеринговые компании наряду с традиционным ресторанным обслуживание;
- Помните про «горячие» даты, которые значительно дороже будних дней с понедельника по четверг.
- Соблюдайте сильную переговорную позицию, если Ваша дата мероприятия не является «горячей», договаривайтесь об оптимальной цене.
- Отдайте предпочтение любой из известных на рынке концепций Корпоративного Нового года нежели традиционному празднику.
- Уделите особое внимание техническим моментам оформления площадки: звук, свет, декорации.
Стоит ли обращаться в event агентства?
Однозначного ответа на этот вопрос нет. Есть только разные мнение и обстоятельства. Давайте их рассмотрим.
Во-первых, нет ничего нереального при организации корпоративного Нового года. В принципе, если любой сотрудник Компании, выделенный на это, потратит на подготовку немного времени, он сможет разобраться и организовать прекрасный Новый год. Как правило, в Компаниях подготовкой к любому празднику занимается директор по персоналу или же офис-менеджер, если компания небольшая.
Во-вторых, если сотрудник занимается подготовкой праздников из года в год, то организовать мероприятие подобной значимости для него не составит большого труда. Однако иногда Компания сталкивается с необходимостью привлекать event агентства для того, чтобы их праздник приобрел все большую яркость, необычность, актуальность концепции и т.п.
В этом случае затраты на проведение праздника идентичны: сотрудник получает зарплату и вынужден тратить свое время не на прямую работу, а на подготовку праздника. Event агентство берет вознаграждение за организацию и контроль всего мероприятия. По большому счет затраты равноценны. Однако все таки опыт агентств по организации мероприятий в несколько раз больше, чем одного единственного сотрудника, поэтому и вариантов самого праздника, в том числе и путей, куда и как потратить деньги, к тому же сэкономив, намного больше.
