ТОП – 7 проблем, на которых «обжигаются» клиенты, заказывая организацию тимбилдинга у непрофессионалов

1. Повышение стоимости заказа из-за неучтенных статей расходов. Эта ошибка возникает, когда малоопытный организатор не смог спланировать все статьи расходов заранее, что называется от и до. Даже после утвержденной сметы вдруг возникают якобы форс-мажорные обстоятельства, за которые почему-то должен платить заказчик, а не организатор.

Например, по статье «музыкальное сопровождение» аренда оборудования входила в бюджет, а стоимость работы ди-джея появилась уже в процессе мероприятия. Или организатор не учел, что после фуршета останется гора мусора, которую нужно было собрать и утилизировать. Дополнительный счет выставляется заказчику. В результате споры, скандал, разрыв деловых отношений и негативные отзывы.

В компании «Игрокс» все статьи бюджета любого мероприятия продумываются заранее с точностью до последней салфетки. Обязательно все договоренности, буквально каждый шаг утверждаются лично заказчиком и закрепляются в письменном виде посредством Договора и дополнительных соглашений. Мы никогда не повышаем стоимость заказа после утверждения сметы.

2. Не видишь ценности в мелочах, потеряешь успех в главном. Это золотое правило любого мероприятия, необходимость предусмотреть и предугадать абсолютно все до последней детали. Именно из-за мелочей не только «смазывается» впечатление обо всем мероприятии, но и случаются откровенные провалы.

Например, у вас запланирован тимбилдинг на 500 человек где-нибудь на природе. После прибытия на место тимбилдинга людей на специально поставленных столах ждали бейджи с их именами. Но столы стояли так близко, что получилось столпотворение из пятисот человек, которое сразу создало дискомфорт.

К тому же бейджи были не отсортированы по алфавиту, не было никаких подсказок или классификаций, которые облегчили бы поиск всем участникам тимбилдинга. В результате возникла путаница, многие участники вообще не стали искать свой бейдж, мероприятие сразу затянулось на незапланированные полчаса.

И таких важных мелочей возникают сотни. Чтобы учесть, все профессионалы «Игрокс» рекомендуют проводить двойной анализ предстоящего мероприятия. Сначала визуально прогоните у себя в голове все мероприятие полностью от начала до конца, по ходу фиксируя на бумаге любую мелочь.

Важно не за 5 минут быстренько представить всю картину, а пошагово визуализировать с момента, как вы проснулись в день тренинга и до момента, когда вы легли спать, довольные результатом.

После визуализации с вашими пометками на бумаге важно проверить на практике гипотезу мероприятия. Т.е. теперь в реальности прогнать весь маршрут и все процессы предстоящего тимбилдинга. Нужно будет от места, где вы забираете людей на автобусах, самостоятельно проехать весь маршрут, чтобы посмотреть по времени, пробкам, качеству дорог и т.п. до самой площадки тимбилдинга.

На площадке проверить все оборудование, которое будет задействовано вплоть до отъезда. Главное не ленитесь и не полагайтесь, что все строго пойдет по плану. Проверяйте и снова на бумаге фиксируйте все мелочи и вскрывшиеся недочеты, чтобы потом не «сесть в лужу» в день икс.

А таких ситуаций может произойти целый вагон и маленькая тележка. Как, например, однажды выехала компания на тимбилдинг в лесу и не смогла туда доехать из-за банального ремонта дороги, который шел уже целую неделю, но этот факт никто из организаторов не проверил. А нужно было всего лишь проехать по маршруту хотя бы за 2-а дня до мероприятия и убедиться, что все в порядке.

В итоге людям пришлось идти до площадки с вещами целых 10 километров, что, безусловно, сказалось на их настроении и дальнейшем нежелании в чем-либо участвовать кроме питания. А ведь еще надо было обратно возвращаться.

3. Не готовность к форс-мажорам. Эта проблема зачастую вытекает из предыдущего пункта, но бывает и так, что невозможно предусмотреть абсолютно все. Например, аварии на дорогах или погодные условия.

При этом проблема заключается не в том, что организатор не предусмотрел форс-мажор, а в том, что он не знает, как действовать в случае форс-мажора. Вот однажды на пути следования автобусов к площадке из леса выбежал лось, и произошло ДТП.

Это форс-мажор, который сложно предугадать, но опытный организатор сразу готов к действиям. Потому что нужно безотлагательно решить несколько важных задач: оказать медпомощь, если требуется; доставить другим транспортом людей на площадку, решить вопрос с ГБДД и т.д.

В компании «Игрокс» на такие ситуации всегда есть четкие инструкции у каждого члена команды организаторов, телефоны и средства связи. Поэтому никто не теряется в незнании, что ему сейчас делать, а просто выполняет свою работу, согласно пункту «возник форс-мажор».

4. Не соблюдение тайминга. Тайминг мероприятия очень важный пункт, который зависит от четкого планирования, учета всех деталей и возможных форс-мажоров. Важно расписывать каждый шаг по минутам, а где-то даже по секундам.

Самое сложное это учесть скорость и время прохождения этапов участниками тимбилдинга, особенно при командном взаимодействии. Ведь все люди с разными физическими и умственными способностями.

Что вы будете делать, когда одна команда прибежала на этап, где другая еще находится в середине процесса? Важно все проверить заранее, попробовать каждый этап самому пройти, зафиксировать среднее время, придумать запасной план на случай быстрого или медленного прохождения.

Особенно важно четко выполнять пункты, связанные с обслуживанием людей заказчика. Сюда входит транспортировка в обе стороны, питание, начало и окончание развлекательной программы и т.д.

На каждый процесс организации мероприятия в «Игрокс» прописан строгий регламент, который учитывает все возможные варианты развития событий с учетом времени. Поэтому работаем четко, как «Куранты», что отмечают все наши клиенты.

5. Не проверенные подрядчики. Чем больше в вашей цепочке задач присутствует подрядчиков, тем выше вероятность возникновения какого-либо рода проблем. Например, при заказе трасфера группы на тимбилдинг у подрядчика сломался автобус в день выезда, а другие все были заняты.

Мероприятие сорвано по времени, и нужно срочно искать другого подрядчика, который откликнется прямо сейчас потому, что люди уже ждут.

Дабы избежать подобных ситуаций или хотя бы снизить риск их возникновения, компания «Игрокс» рекомендует следовать 4-рем правилам:

1. Если вы впервые сталкиваетесь с подрядчиком, обязательно соберите о нем отзывы. Поговорите с теми, кто уже пользовался услугами подрядчика.

2. Всегда заключайте письменный договор, в котором отдельным пунктом указана ответственность подрядчика за качество предоставляемых услуг, риски, форс-мажоры, штрафы, пени и т.д. Это ваша страховка, и никогда не полагайтесь на устную договоренность.

3. Ведите свою базу проверенных подрядчиков. Этот пункт возможен, только если у вас уже есть опыт в работе с подрядчиками. Кстати, не стоит полагаться на рейтинги и так называемые белые или черные списки подрядчиков, которые вы найдете в интернете. Своя база надежней.

4. Если есть возможность, не в ущерб качеству мероприятия, брать услуги подрядчиков на себя. Например, в компании «Игрокс» собственная материальная база, включающая в себя профессиональное звуковое и световое оборудование, собственный реквизит, для хранения которого задействовано 3 склада на территории Москвы. У нас собственный сервис по кейтерингу с поварами, посудой и профессиональным оборудованием для приготовления пищи. Все инструктора по тимбилдингу официально работают в штате компании. Мы не привлекаем непроверенных сотрудников из рекламных агентств, как это делают другие.

6. Шаблонные сценарии. Зачастую в менее профессиональных компаниях для проведения мероприятий по тимбилдингу существует не более десятка шаблонных сценариев, которые они позаимствовали из интернета.

Это грозит тем, что заказчик может уже на мероприятии столкнуться с похожим сценарием и будет разочарован. Плюс шаблонные сценарии не учитывают специфику, особенности и потребности коллектива заказчика.

У центра «Игрокс» в багаже наработано свыше 300 сценариев под любые запросы и потребности клиентов. Для каждого сценария у нас есть в базе не менее 82 заданий, из которых 18 уникальных. Каждый год собственная креативная группа разработчиков и техников создает новые сценарии и придумывает новые задания.

Причем у нас очень богатый выбор инновационных материалов и инструментов для заданий. Например, мы используем онлайн передачу видео на монитор для команды со шлема, проходящего испытание участника. Все задание проходит в режиме реального времени.

7. Человеческий фактор. Большинство ошибок происходит именно из-за неподготовленного персонала. Именно поэтому в нашей компании весь персонал проходит многоступенчатую систему обучения.

Сначала стажер просто присутствует на мероприятиях. Его задача наблюдать за процессом и за работой действующих сотрудников. Затем в виде тренинга стажеры проходят обучение на инструктора в команду «Игрокс». После тренинга стажеры учат правила, инструкции, и получают доступ в качестве помощника инструктора на живые мероприятия.

Затем сдают экзамен и по его результатам допускаются в качестве настоящего инструктора на реальные мероприятия на время испытательного срока. По результатам испытательного срока принимается решение о зачислении стажера в штат компании.

Также при подготовке к тимбилдингу особо важные функции обязательно дублируются. Например, у организатора обязательно есть заместитель, который знает всю программу мероприятия и может в любой момент подхватить «знамя» и поможет без потери качества и времени.

Особое внимание мы уделяем безопасности всех мероприятий. На сложных заданиях (веревочные курсы, сплавы) всегда дежурит бригада скорой помощи (из расчета 1 бригада на 100 человек), спасатели на лодках (из расчета 2 спасателя на 50 человек) и другой необходимый персонал. Поэтому наши клиенты чувствуют себя защищено в любых ситуациях.

В зависимости от пожеланий и возможностей клиента, мы проводим мероприятия на абсолютно любых площадках:

- Подмосковные площадки: Артурс Спа Отель, Отель «Свежий Ветер» и др.

- Городские парки: Измайловский, Сокольники, Фили, Парк Горького и др.

- Теплоходы: Редиссон, более бюджетные предложения

- Городские площадки: рестораны, лофты, банкетные площадки, крыши

Мы точно знаем, сколько нужно задействовать человек, чтобы любой тимбилдинг прошел на «ура». Например, на мероприятие в 500 человек потребуется:

  •  1 главный организатор
  •  2 координатора
  •  1 ведущий
  •  40-50 аниматоров (в зависимости от кол-ва человек в команде)
  •  1 диджей
  •  1 звукорежиссер
  •  1 светомонтажер
  •  3 фотографа
  •  3 видеооператора
  •  4 технических специалиста
  •  3 помощника технических специалистов

Теперь вы немного знаете о том, как необходимо качественно организовывать корпоративные мероприятия и какие «подводные камни» лежат на курсе вашего корабля. Вы можете сами попробовать провести у себя тимбилдинг.

Или заказать его «под ключ» у компании «Игрокс», которая на этом деле съела не один десяток собак и ни разу не поперхнулась.

За всеми подробностями обращайтесь в наш центр по тел. +7 (495) 589-54-08

Ведущий бизнес тренер центра «Игрокс» - Петрищев Александр.

Игрокс рекомендует

Уже оценили: 615 чел
Венецианский аукцион
Аукцион будет настоящей находкой для Ваших гостей. Вам предстоит выкупать произведения искусства, сделанные руками своих коллег, тайные подарки и венецианские сувениры....
Уже оценили: 770 чел
Вокруг света
Дамы и господа, пристегните ремни! Этим вечером мы облетим вокруг света! Гости отправляются в путешествие на самолете. Сидя за своими столиками Вы посетите более 5 разных стран.  ...
Уже оценили: 760 чел
Дикий Запад
На старом ранчо,в дряхлом полу, было найдено письмо одного из бандитов страшной группировки, грабивших караваны много лет назад. Сокровище банды так и не было найдено. Шериф города просит Вас о помощи...
Уже оценили: 824 чел
Стиляги
  Хотите, чтобы атмосфера располагала к танцам, подвижным играм и безудержному веселью? Тогда вечеринка в стиле стиляги – именно то, что вам нужно!  ...
Уже оценили: 624 чел
Твой ход
Увлекательная банкетная программа «Твой ход» окунет гостей в позитивную и дружную  атмосферу. Ведь как можно не радоваться, когда тебе в руки дают гигантский кубик?...
Уже оценили: 1823 чел
Банкетная программа "Супер-герой фирмы"
Вашей компании нужен свой собственный супер-герой? Тогда мы идем к Вам!...
Уже оценили: 3484 чел
"Кулинарный тимбилдинг" рекомендует компания Энергопром Инжиниринг
Оригинальное поздравление с 8 марта ожидало сотрудников компании "Энергопром Инжиниринг". Руководством компании была поставлена задача не только ярко и красочно поздравить сотрудников, но и вкусно нак...
Уже оценили: 5286 чел
Праздник в стиле "Brain Ring"
Концепция «Брэйн Ринг» погружает сотрудников в атмосферу интеллектуального состязания, позволяет почувствовать командный дух, кураж, азарт, что позволит не только весело провести время, но и еще больш...
Уже оценили: 4264 чел
Кулинарный праздник
Кулинарный тимбилдинг – оригинальное и вкусное сплочение коллектива!Проводите свои мероприятие достойным образом вместе с «ИГРОКС»Кулинарный тимбилдинг – это весёлая и захватывающая командная игра, ор...
показать ещё

Вам может быть интересно

Уже оценили: 849 чел
Средневековый приключенческий выезд 8-9 апреля 2017
8-9 апреля 2017 года            "ИГРОКС" и А.Петрищев пришлашает Вас на средневековый приключенческий выезд....
Уже оценили: 1879 чел
Квестовая игра в Лазертаг 28.02
Квест-игра в лазертаг – это не просто лазертный тир или «стрелялка» команда на команду. Мы предлагаем вам полноценную стратегическую игру с квестовами заданиями, в течение которых Вы однозначно прояви...
Уже оценили: 1203 чел
Любите стратегические квесты?
В «Игрокс» появились лазертаги, и мы открываем Клуб любителей военно-стратегических квестов, которые будут проходить на различных интересных объектах, в том числе – заброшенных лагерях, домах, в лесу....
Уже оценили: 1202 чел
Международная премия «Предприниматель года 2015»
Руководитель группы компаний «Игрокс» - Александр Петрищев - стал номинантом Международной премии «Предприниматель года 2015»....
Уже оценили: 1198 чел
Сдаем в аренду!
Ура! Недавно мы пополнили свои запасы светового оборудования для проведения дискотек и корпоративов. Поэтому приглашаем event-компании обращаться к нам по вопросам аренды не только звуковой аппаратуры...
Уже оценили: 3057 чел
Подарок от Деда Мороза - шарж за 40 секунд!
Рекорд! Персональный рисунок-шарж от Дед Мороза за 40 секунд!...
Закрыть
Напишите нам
Закрыть
Заказать звонок
Закрыть
Заказать мероприятие